ネチケットガイドラインというものがあります。RFC(WWWを使用する上でのルールとかが色々定義されている文書郡)で定義されています。ネチケットというのはネット+エチケットの造語で、こういう単語が出てくるのは何やらむずがゆいものがあるけれども、ともあれインターネット上でのルールというかマナーのようなものです。基本的にメールでのルールがメインになっています。それ以外の部分や、またメールでのネチケット自体も書かれた年代が10年も前のものなので、所々古く見える箇所もあります(ダイアルアップ環境を前提にしているとか)が、根本的な部分には変化が無いので、メールを使用する際はぜひとも参考にして頂きたい文書です。いくつか読んだだけでは理解しづらいかもしれない箇所があるので、特に重要なところは引用してみたいと思います。
要するに機種依存文字を使用しないようにしましょう、ということ。例えばローマ数字や丸付き数字などが挙げられます。これらの文字は、OSなど送信した環境と違う所では文字化けしてしまい、メールが読めなくなることがありますので、推奨されていません。半角かなも含まれます。
- そっけなさすぎることがない程度に簡潔な表現を心がけましょう。メッセージに応答する時には、理解するために十分なだけのオリジナルの文書を含めておき、それ以上の部分は省略しましょう。ある１つのメッセージに返答するだけのために、前のメッセージの全文を引用して含めるのは、非常に悪いやり方です：無関係な部分はすべて削除しましょう。
前に会社の人と話したときにいまひとつ納得してもらえませんでしたが、全文引用も薦められません。元の文章の長さ関わらず、不必要な引用はメールの可読性を阻害するだけの効果しか持ちません。相手にとって読みやすい文章を書く事が基本なわけで、本文より引用が長い文章が果たして読みやすいものなのかどうか、よく考えてみましょう。メールを音声ブラウザで読んでいる人もいますしね。
この文書には記載されていませんが、HTMLメールも好ましくありません。これは絶対に止めましょう。HTML メールを送ってくる人は幸い見たことが無いのですが、Outlookではデフォルトで HTML メールが有効になっているので、初めて使う時は必ず無効にしましょう。ウィルスと判断されて読んで貰うことすらできない可能性もあります。
タイムリーなことにスラッシュドットでこんなメールはいやだというアンケートを行っています。上記に挙げたものの中でも、リッチテキスト(HTMLメール)や全文引用が上位にありますが、それだけこれらの要素を含むメールが「読み手」にとって不快感をもたらしやすいものだということでしょう。それだけで、気をつける価値があるのではないでしょうか。ちなみに、自分は全文引用に投票してみました。常駐先の方も全文引用な方なので、メール来るたびにしょんぼりしてしまうのですが、今度それとなく言ってみようかな……。
ちょっと気になったのが「声の調子を表わすためにはスマイリー(顔マーク)を使いましょう。
」という一文。海外の人は仕事でのメールのやり取りにも顔文字を使うのでしょうか? AAなんて使ったら首になるかな……。
